Faire mettre à jour de façon fiable des fichiers excel, par les utilisateurs eux-mêmes. Rêve ou Réalité ?
L'histoire du jour s'intéresse à la production en série. La production de mise à jour de fichiers Excel :
- des fichiers similaires sur un PC (exemple un fichier par contrat client)
- des fichiers sur plusieurs postes dans une entreprise ou sur plusieurs sites
- des données propres à chaque fichier, et que l'on ne veut pas recopier (temps, erreurs).
Deux choses importantes :
- il faut savoir où ils sont tous
- il faut être sûr de ses modifications, sous peine de transformer Excel en "Accélérateur d'erreurs".
Une fois ces conditions levées que peut-on faire avec des macros ?
Des macros, pour quoi faire?
Sans être exhaustif, voici des actions courantes réalisables par macro :
- Effacer
- Ecrire (texte, formules)
- Copier/coller
mais aussi :
- Gérer des onglets
- Gérer des fichiers (renommer, créer, effacer ...)
- Gérer des répertoires (renommer, créer, effacer...)
- Protéger / Déprotéger
........
Comment gérer une mise à jour?
Là aussi les possibilités sont multiples :
- quand les modifications sont mineures, par exemple une formule qui change sur une feuille, le fichier de mise à jour est très léger et la macro ouvre le fichier original, effectue les quelques modifications mineures, referme le fichier.
- quand les données sont facilement récupérables, le fichier de mise à jour peut aussi être une image "nouvelle version" du fichier utilisateur. Un bouton lancera la(Les) macro(s) pour récupérer les données et renommer l'ancien fichier en ".old" (pour avoir une copie de l'original) puis le fichier de mise à jour sera renommé pour remplacer la version précédente.
- quand les données utilisateurs sont éparses et donc difficilement récupérables, on peut fait une copie de sauvegarde de l'ancien fichier utilisateur (.old) puis on modifie le fichier utilisateur.
- Dans tous les cas, il est bon de prévoir une gestion de version sur une des feuilles du fichier utilisateur, cela permet de savoir à quel niveau est le fichier et donc quelles mises à jour faire ou ne pas faire.
- L'intérêt pour l'utilisateur d'avoir toujours le même nom de fichier est de conserver ses raccourcis, ses habitudes...
- Donc une règle : vous utilisez le fichier TOTO.XLSX et quand par exemple vous changez d'année, vous l'archivez sous la forme TOTO_2017.XLSX.
Pensez au pauvre utilisateur qui utilisera votre fichier de mise à jour en lui précisant comment autoriser les macros et lui donnant la finalité de la mise à jour ainsi que les points de contrôle du résultat. Un mode d'emploi quoi!