Pour poursuivre les vidéos sur les possibilités graphiques d'Excel, Regardons comment naît un Tableau de Bord, outil de co-pilotage, de communication.
Des tableaux de bord, nous en voyons au quotidien, ne serait-ce qu'en entrant dans notre voiture.
Qu'est-ce qu'un tableau de bord efficace ?
- une combinaison d'indicateurs qui donne une idée générale de l'état de l'activité. Niveau de carburant, compteur, compte-tour... sont des informations indépendantes et complémentaires pour la conduite.
- un outil lisible par un non spécialiste (mais néanmoins (in)formé).
- Les indicateurs ont une apparence et une précision adaptées aux actions à prendre (Indicateur de vitesse = précis, niveau de carburant = environ, feux de route = allumé/éteint ...)
Regarder ce que l'on peut faire avec l'existant
Exemple de mise en place d'une trame pour un briefing de début de semaine.
Quand rien n'existe, il faut créer des outils, mais aussi communiquer et, au départ, les participants seront souvent réfractaires au changement.
Une démarche intéressante consiste à présenter une amorce d'outil pour expliquer ce que l'on attend à terme et montrer que cela se fera avec la contribution de tous.
Donc avant de sortir des chiffres et une solution du chapeau (nouvelles mesures), partons des données qui sont connues et mettons en place le rituel.
Reconnaissons que malgré quelques couleurs, la première approche a été assez spartiate mais introduisait le principe de mettre en vis à vis objectifs, les résultats et appréciation (smileys bon/mauvais).
Elargir le périmètre de l'information
Comme pour le tableau de bord de la voiture, certaines informations sont purement internes. Seulement les causes et conséquences d'une action dans un secteur ne s'arrêtent pas aux frontières de celui-ci.
Par exemple je peux avoir du retard parce que j'attends de la matière ou une information, ou parce que mes machines sont en panne... Mon retard a peu de chances de ne pas, au final, perturber la facturation, donc la trésorerie.
Le périmètre de l'information ou la façon de la présenter dépendent de la culture d'entreprise (pas d'information comptable en production). De plus, un tableau de bord destiné à l'affichage ne devrait pas fournir aux visiteurs des informations jugées stratégiques (un client connaissant votre bénéfice peut négocier des prix à la baisse).
Tester les visuels
Standardiser les informations en vérifiant que ce standard est compris (rouge / vert = mauvais / bon ...). Attention aux graphiques qui, sortis des bureaux, peuvent ne pas intéresser ou ne pas être compris.
Commenter les affichages, au moins au début, pour qu'ils deviennent partie intégrante de la culture d'entreprise.
Faire remonter les données du terrain, plutôt que de les "sortir de la machine"
Une feuille affichée pour être remplie par les opérateurs.
En partie haute : la dernière synthèse, avec information "bon / mauvais".
En partie basse, les données manuscrites de la semaine.
Ces données sont entrées en fin de semaine, la nouvelle feuille est imprimée et affichée.
Les données du terrain sont "légitimes".
Un exemple réalisé pour un briefing
Mise en parallèle des commandes et de la production.
Des chiffres égayés par des compteurs.
Choix de parler en € mais aussi en semaines de travail.
2 possibilités pour parler de l'objectif de rentabilité de l'activité.
(Cette thématique reste peu abordée vis à vis des collaborateurs).
Recentrage sur le secteur pour conclure le briefing et démarrer de la semaine.