Sur nos disques durs et dans le cloud (nuage qui retombe quelque part dans du matériel de stockage), nos fichiers s'entassent, se cachent quand on les cherche, se font oublier quand ils ne sont plus utiles.
Quelques réflexions sur la gestion de ces fichiers :
Arborescence des fichiers
Vous faites vos courses dans un grand magasin. Vous souhaitez localise vos produits en 2, 3 temps. Pas beaucoup plus, il faut que vos produits restent facilement accessibles :
- la zone où je vais chercher
- le rayon de ma famille produit
- les produits similaires
N'oubliez pas que vous n'êtes pas tout seul à faire vos courses dans ce magasin donc même il y a la possibilité de créer des raccourcis, sur le bureau, cela ne marchera qu'à condition que quelqu'un ne change pas les noms de fichier ou leur localisation...
Les noms de fichier
Vous êtes dans le rayon, en face des produits qui vous intéressent. Les produits sont rangés par catégorie (haricots avec les haricots...) puis par marques dans chaque catégorie.
Pour nous repérer, l'explorateur de fichier reste l'outil de base et son affichage par défaut est souvent par ordre alphanumérique (0, 1 ..., A, B ...).
Il peut être intéressant de mettre les fichiers les plus utiles en premier
Quelques règles :
- vous nommez vos fichiers en tenant compte de l'ordre alphanumérique (dans l'exemple ci-dessus, pour être tranquille j'ai nommé le dernier fichier "zz Classeur brouillon", ce qui va forcer sa position en queue d'affichage.
- Vous ajoutez des chiffres ou lettres avant le nom du fichier. Voir les premiers fichiers de l'exemple. Par sécurité, si je sais que je peux dépasser les 9 fichiers, j'écris plutôt "01" que "1" pour être sûr du tri alphanumérique.
- Vous datez vos fichiers : commencez toujours par ce qui change le moins souvent (l'année, puis le mois, puis le jour). Le tri alphanumérique sera plus exploitable.
- Réservez les informations de date aux fichiers sauvegardés ou archivés : je rencontre souvent des entreprises qui travaillent sur "heures 2015" puis "heures 2016"... S'il y a des raccourcis, des liens vers ce fichier, il faut tout recréer en début d'année. La solution : travaillez toujours sur un fichier appelé "heures" et sauvegardez en datant (heures_2014 puis heures_2015)
L'archivage ou la destruction
Vous produits sont inutilisés, périmés. Mettez les sur le rayon du haut, ramenez-les dans l'entrepôt en attendant les soldes ou jetez-les.
Quelques règles :
- Vous créez des sous-répertoires avec un nom explicite :
- sauvegardes reçoit les fichiers sauvegardés annuellement que je souhaite pouvoir consulter
- archives, les fichiers inutiles ou jugés comme tels. A période régulière, je regarde ce qui ne m'a pas servi depuis longtemps dans archives et je supprime ou je stocke sur un serveur prévu à cet effet