Votre fichier Excel va devenir un outil professionnel, il faut donc établir un véritable cahier des charges, réaliser le fichier, le documenter et le faire valider par les utilisateurs.
En effet, trop souvent les fichiers sont développés "dans leur coin", ce qui aboutit aux dysfonctionnements suivants :
- seul le créateur sait que le fichier existe
- plusieurs personnes réalisent des fichiers SIMILAIRES, c'est à dire que l'on aura pas forcément les mêmes données d'entrées... ni les mêmes résultats.
- quand on se réunit pour décider, on passe son temps à critiquer les outils, on recommence les mesures et perd du temps
- Si on utilise des données externes à son fichier (un fichier fourni par la comptabilité par exemple), celui qui gère ces données peut modifier, voir supprimer celles-ci sans en imaginer les conséquences.
Travaillez en mode projet
- Informez au préalable vos collaborateurs, cela permettra de repérer toutes les personnes intéressées ou concernées (utilisateurs - propriétaires des données externes - qualité ...)
- Créez un groupe projet pour établir le cahier des charges
- Développez votre application
- Faites là tester par les utilisateurs
- Faites valider la solution par le groupe projet
- Enregistrez votre fichier en tant qu'outil d'entreprise
- Prévoyez les sauvegardes, la maintenance de votre fichier
Un exemple
Partons de l'approche d'un fichier utilisé pour la maintenance (réalisé en l'absence d'un progiciel dans l'entreprise)
-
Demande initiale par un technicien :
- pouvoir remonter les temps passés à sa hiérarchie
-
Rencontre pour préciser le cahier des charges :
- plusieurs ateliers
- plusieurs machines par atelier
- des éléments critiques sur les machines (pas forcément en stock)
- certaines interventions nécessitent plusieurs opérateurs
- difficulté pour obtenir des stocks de pièces détachées ou des changements de matériel
-
Cahier des charges retenu :
- Saisie : date -type d'intervention - lieu - machine - temps intervention technicien - temps d'intervention équipe (si plusieurs personnes) - durée d'immobilisation machine - pièce à risque - coût pièce
- Indicateurs :
-
- pour le technicien, son bilan des temps passés
- pour la production, le temps d'immobilisation (perte d'exploitation)
- pour la maintenance, le temps et le coût des réparations (temps équipe - type de pièces - coûts pièces - temps immobilisation), pour adapter la maintenance.
- pour la maintenance, possibilité de partir en intervention avec certains outils ou pièces spécifiques.
- En prime un top 10 des pannes machines et des pièces
- possibilité dans le futur d'envisager une analyse des taux de panne (mais ce sera sans doute alors le temps de penser à investir dans un logiciel dédié.